Khi làm việc với nhà thầu xây nhà trọn gói, hầu như chủ nhà nào cũng được gửi một bộ hồ sơ năng lực được trình bày rất chỉn chu. Hình ảnh công trình bắt mắt, danh sách dự án dài, lời giới thiệu đầy tự tin. Tuy nhiên, không ít chủ nhà sau đó vẫn gặp rắc rối trong quá trình thi công, dù đã xem qua hồ sơ năng lực từ đầu. Điều này đặt ra câu hỏi quan trọng: hồ sơ năng lực có đáng tin không, và chủ nhà nên đọc như thế nào để không bị đánh lừa.
Trước hết, cần xác định rõ rằng hồ sơ năng lực chỉ là tài liệu giới thiệu, không phải cam kết pháp lý hay bảo chứng chất lượng. Nó cho biết nhà thầu muốn được nhìn nhận như thế nào, chứ không phản ánh đầy đủ cách họ đang triển khai công trình ở thời điểm hiện tại.
Một sai lầm phổ biến là chỉ nhìn số lượng dự án đã làm. Danh sách công trình dài không đồng nghĩa với việc tất cả đều do chính nhà thầu trực tiếp thực hiện. Có trường hợp nhà thầu chỉ tham gia một phần, hoặc hợp tác phụ, nhưng vẫn đưa vào hồ sơ như một dự án tiêu biểu.
Yếu tố cần chú ý hơn là loại công trình và mức độ tương đồng. Một nhà thầu từng làm nhiều công trình lớn chưa chắc phù hợp với nhà ở dân dụng trong khu dân cư chật hẹp. Ngược lại, đơn vị quen làm nhà phố, nhà ở gia đình thường hiểu rõ những vấn đề thực tế mà chủ nhà hay gặp.
Ngoài hình ảnh và danh sách dự án, chủ nhà nên để ý cách trình bày quy trình làm việc. Hồ sơ năng lực đáng tin thường thể hiện rõ các bước triển khai, từ khảo sát, thiết kế, thi công đến nghiệm thu. Nếu hồ sơ chỉ tập trung khoe thành tích mà thiếu quy trình, đó là dấu hiệu cần thận trọng.
Một điểm quan trọng khác là tính cập nhật của hồ sơ. Hồ sơ được dùng nhiều năm không chỉnh sửa có thể không còn phản ánh đúng đội ngũ, nhân sự và năng lực hiện tại. Chủ nhà nên hỏi trực tiếp những công trình đang thi công hoặc vừa hoàn thành gần đây để có cái nhìn thực tế hơn.
Vậy chủ nhà nên kiểm chứng hồ sơ năng lực như thế nào?
Cách đơn giản nhưng hiệu quả là yêu cầu được tham quan công trình thực tế hoặc liên hệ với chủ nhà cũ để hỏi trải nghiệm. Ngoài ra, cách nhà thầu trả lời các câu hỏi chi tiết về kỹ thuật, tiến độ và xử lý vấn đề cũng phản ánh năng lực thật rõ hơn bất kỳ bản hồ sơ nào.
Có thể thấy. Hồ sơ năng lực chỉ có giá trị khi biết cách đọc. Hồ sơ năng lực nhà thầu không vô dụng, nhưng sẽ rất nguy hiểm nếu tin tuyệt đối. Khi xem hồ sơ như một nguồn thông tin tham khảo, kết hợp với việc kiểm chứng thực tế và đặt câu hỏi đúng trọng tâm, chủ nhà sẽ tránh được việc đánh giá nhà thầu chỉ qua hình thức. Đây là bước chuẩn bị quan trọng trước khi tiến đến giai đoạn đọc hợp đồng và ràng buộc trách nhiệm cụ thể.
