Nhiều chủ nhà tin rằng chỉ cần ký hợp đồng xây nhà trọn gói là có thể giao mọi thứ cho nhà thầu và chờ ngày nhận nhà. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít trường hợp chủ nhà vẫn bị động, khó can thiệp khi có vấn đề xảy ra, dù hợp đồng vẫn còn hiệu lực. Điều này không hẳn do hợp đồng sai, mà do cách hiểu và cách vận hành trọn gói chưa đúng ngay từ đầu.
Nguyên nhân đầu tiên là nhầm lẫn giữa giao việc và từ bỏ vai trò. Trọn gói có nghĩa là nhà thầu chịu trách nhiệm thực hiện, không có nghĩa là chủ nhà không cần theo dõi hay nắm các mốc quan trọng. Khi chủ nhà không biết tiến độ đang ở đâu, đang làm hạng mục gì, quyền kiểm soát thực tế đã bị thu hẹp rất nhiều.
Nguyên nhân tiếp theo là không xác định rõ điểm kiểm soát trong quá trình thi công. Trong một dự án xây nhà, có những giai đoạn mang tính quyết định như làm móng, đổ bê tông sàn, hoàn thiện hệ thống kỹ thuật âm tường. Nếu chủ nhà không biết đâu là những thời điểm cần kiểm tra hoặc xác nhận, mọi việc sẽ trôi qua rất nhanh và khó can thiệp khi đã hoàn thành.
Một nguyên nhân khác đến từ cách trao đổi thông tin không có ghi nhận. Nhiều chủ nhà chỉ trao đổi bằng lời nói, qua điện thoại hoặc tin nhắn rời rạc. Khi có vấn đề phát sinh, không có cơ sở rõ ràng để xác định đã thống nhất đến đâu, dẫn đến việc chủ nhà yếu thế trong quá trình làm việc với nhà thầu.
Ngoài ra, việc thanh toán không gắn chặt với kết quả thực tế cũng làm giảm quyền kiểm soát. Khi các đợt thanh toán không đi kèm với việc nghiệm thu rõ ràng, chủ nhà rất khó tạo áp lực để nhà thầu điều chỉnh hoặc khắc phục những điểm chưa đạt yêu cầu.
Cuối cùng là tâm lý ngại va chạm. Nhiều chủ nhà sợ làm căng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoặc mối quan hệ, nên chấp nhận bỏ qua những vấn đề nhỏ. Tuy nhiên, trong xây dựng, những vấn đề nhỏ nếu không được xử lý kịp thời thường tích tụ thành rủi ro lớn về sau.
Vậy làm sao để giữ quyền kiểm soát khi đã xây nhà trọn gói?
Chủ nhà không cần can thiệp sâu vào kỹ thuật, nhưng cần nắm được quy trình, các mốc kiểm tra và cách trao đổi chính thức. Việc xác nhận bằng văn bản, theo dõi tiến độ định kỳ và gắn thanh toán với nghiệm thu là những công cụ đơn giản nhưng rất hiệu quả để duy trì vai trò chủ động.
Nhìn chung. Trọn gói đúng nghĩa là phối hợp, không phải phó mặc . Hợp đồng trọn gói không làm chủ nhà mất quyền kiểm soát, chính cách chủ nhà rút lui hoàn toàn mới là nguyên nhân. Khi hiểu rõ vai trò của mình, biết kiểm soát ở đâu và bằng cách nào, chủ nhà vẫn giữ được thế chủ động mà không cần phải trở thành người giám sát chuyên môn. Đây là bước chuẩn bị cần thiết trước khi quyết định có nên giao toàn bộ từ thiết kế đến thi công cho một nhà thầu hay không.
